Service de gestion des flux

Présentation générale

Comment votre entreprise gère-t-elle le routage, l'assignation, la mise en file d'attente et la priorisation de vos documents et messages primordiaux comme les confirmations de transaction, les formulaires de réclamation et les bons de commande spéciaux ? Ces messages vous parviennent-ils par fax, e-mail ou au format papier ? Vos procédures et processus sont-ils sécurisés et conformes ?

Chez EasyLink, nous entendons souvent parler des problèmes auxquels les entreprises sont confrontées pour gérer leurs flux de messages commerciaux. La plupart du temps, elles ont déjà un ensemble d'applications et de procédures en place, cependant celles-ci ne remplissent pas complètement les critères de sécurité, de souplesse et de rapidité requis par l'entreprise pour rester compétitive. Nous avons notamment connaissance des problèmes suivants :

• Certaines entreprises utilisent encore des télécopieurs et ont besoin d'être sûres que chaque fax a été envoyé. Elles en viennent à utiliser des processus manuels comme un cachet physique ou un tableur Excel pour consigner tous les fax et confirmer qu'ils ont été envoyés avant la fin de la journée.
• Certaines entreprises ont du mal à rassembler différentes sources de messages commerciaux en un seul endroit pour assurer leur traitement, leur suivi et leur gestion de manière centralisée.
• Les serveurs de courrier électronique sont utilisés comme un entonnoir pour transférer les transactions commerciales vers les utilisateurs en vue de leur traitement. Ce processus nécessite souvent de placer les e-mails dans des « dossiers » spécialisés, ce qui crée une file d'attente peu efficace et rend quasiment impossible d'identifier les différents utilisateurs impliqués.
• Les utilisateurs géographiquement disséminés qui ont besoin de partager des tâches sont souvent irrités par le fait que les numéros de fax n'aboutissent qu'à un seul endroit.

Le service de gestion des flux d'EasyLink (EasyLink Workflow Service – EWS) est une solution SaaS (Software as a Service) qui permet à votre entreprise de déployer une application personnalisée pour la centralisation, la gestion, la mise en file d'attente et le traitement des transactions commerciales que vous recevez, quelles qu'elles soient. EWS est un service hébergé sophistiqué qui combine des files d'attente de messages, des alertes et des alarmes avancées, des pistes de vérification détaillées et une interface Web 2.0 pour munir votre entreprise d'applications sur mesure. EWS peut résoudre de nombreux problèmes pour vous, notamment en vous offrant :

• La consolidation des messages provenant de différentes sources, y compris fax, e-mail et papier, en une seule application de gestion des flux.
• Des contrôles détaillés de sécurité et de vérification permettant à votre entreprise de respecter les autorisations de sécurité et de gouvernance.
• Un système de répartition du travail vous assurant une visibilité et un contrôle complets des tâches en cours de réalisation dans votre entreprise. Par exemple, le service de gestion des flux permet aux administrateurs, si nécessaire, de réassigner facilement des documents commerciaux sur lesquels des employés travaillent déjà.
• La capacité d'intégrer des règles de gestion sophistiquées directement à votre flux de travail afin de répondre à coup sûr à vos besoins en routage, priorisation, mise en file d'attente et gestion des messages commerciaux.

Caractéristiques

MAÎTRISEZ VOS DOCUMENTS

Les opérations nécessaires pour transférer des données provenant de courriers électroniques, de télécopies, de documents papier ou d'autres formats vers votre système administratif peuvent s'avérer laborieuses et coûteuses. Les erreurs éventuelles doivent être corrigées et compromettent l'intégrité de vos données et activités. Le service de gestion des flux d'EasyLink (EasyLink Workflow Service – EWS) vous aide à maîtriser la gestion de vos documents et des processus d'affaires associés en se substituant aux étapes pénibles de saisie de données. Ce service de gestion des flux est une application SaaS 100 % hébergée, gérée au sein du réseau EasyLink.

FONCTIONNEMENT

EasyLink collabore avec votre entreprise pour examiner votre activité et élaborer un processus adapté de gestion des flux tenant compte de vos règles de gestion, de votre structure et, plus important encore, de vos informations. Ces flux sont ensuite hébergés sur le réseau hautement sécurisé et redondant d'EasyLink afin de pouvoir être accessibles depuis n'importe quel endroit au monde.

Grâce au service de gestion des flux d'EasyLink, les e-mails, fax, documents papier et autres sont acheminés directement vers des flux personnalisés en ligne, afin d'être gérés par le réseau EasyLink. L'EWS peut vous aider au niveau d'un ou de plusieurs aspects de votre flux de transactions, notamment avec :

• Le traitement des documents reçus et leur acheminement vers les applications administratives de votre entreprise. Les caractéristiques et fonctions incluent :
  • L'extraction de données.
  • La validation des niveaux des champs.
  • La transformation.
  • La personnalisation des formats de livraison.
• La gestion du flux des documents reçus, le traitement de ces documents au sein d'EWS, puis l'envoi des données vers vos applications administratives. Les caractéristiques et fonctions incluent :
  • La gestion des files d'attente – Personnalisez vos files et sous-files d'attente en fonction de votre activité.
  • L'administration des règles de gestion – Exécutez vos règles de gestion au sein de l'application de gestion des flux.
  • Le routage – Acheminez facilement les transactions de vos flux vers d'autres groupes ou files d'attente.
  • L'assignation – Transférez les transactions assignées d'un utilisateur à un autre.
  • La validation des champs – Validez les niveaux des champs depuis un navigateur Web avec un retour rapide d'informations.
  • La sécurité à base de rôles – Organisez la sécurité et l'accès aux files d'attente et aux documents en utilisant des rôles que vous définissez.
  • Les annotations – Mettez à jour ou annotez facilement vos documents et transactions.
  • La recherche – Trouvez des documents en utilisant n'importe lequel des champs de métadonnées conçus par votre entreprise.

Le service de gestion des flux d'EasyLink offre également de nombreux avantages à vos chefs d'exploitation, notamment :

• Un traitement des transactions vérifiable qui respecte les réglementations de sécurité les plus strictes ;
• La surveillance et le signalement du traitement des transactions via un navigateur Web ;
• Un tableau de bord incluant le statut des files d'attente et les mesures d'alerte et d'alarme ;
• Un système de répartition du travail pour déplacer facilement des groupes de transactions et les assigner à différents utilisateurs ;
• Un processus de gestion des flux plus rentable.