Capture et gestion de documents

Présentation générale

Chaque jour, les entreprises sont confrontées au défi que représente l'intégration dans leur processus d'affaires des fax, courriers électroniques et documents papier qu'elles reçoivent constamment. Le problème tient au fait que, si pour vos clients et partenaires commerciaux les fax et les e-mails sont faciles à envoyer, ils peuvent en revanche s'avérer compliqués à traiter pour vous. Sans oublier que les informations faxées peuvent se présenter sous de nombreux formats et afficher une qualité variable. Lorsque votre entreprise doit intégrer des fax et des courriers électroniques à ses processus automatisés, elle fait face aux défis suivants :

• Efforts constants pour améliorer l'exactitude des données re-saisies par votre personnel ;
• Besoin de réduire significativement le temps passé à entrer les informations d'un fax ou d'un e-mail dans l'application administrative ;
• Inquiétudes concernant les coûts liés au déploiement d'une infrastructure et d'une équipe pour gérer les gros volumes et les périodes de forte activité ;
• Recrutement de personnel pour traiter les informations dans plusieurs langues.

La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink a été conçue pour relever ces défis, en s'appuyant sur l'infrastructure de télécopie de premier ordre d'EasyLink, la capture de données et la technologie OCR/ICR dernier cri, sans oublier un contrôle qualité 100 % humain afin de garantir la plus grande exactitude.

La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink peut être appliquée à tout processus d'affaires dans lequel il est nécessaire de convertir rapidement des données tout en conservant une exactitude optimale. Ce service est notamment employé pour le traitement des éléments suivants :

• Commandes – Les entreprises peuvent réduire significativement le coût de traitement de chaque commande tout en accélérant leur cycle commande/encaissement, un aspect essentiel pour la gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement. La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink peut facilement convertir les commandes reçues par fax et e-mail directement au format EDI, XML ou dans tout autre type de document.
• Formulaires de réclamation – Les compagnies d'assurance évaluent leur efficacité d'après le temps qu'elles mettent pour répondre aux réclamations et les traiter. Cette mesure essentielle est souvent affectée directement par la vitesse à laquelle les données des réclamations faxées peuvent être extraites et enregistrées en vue de leur traitement. La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink permet le traitement automatisé des formulaires de réclamation envoyés par fax ou e-mail afin qu'ils soient convertis dans l'un des nombreux formats proposés, y compris ACORD XML.
• Formulaires de remboursement de frais et de temps – La saisie et le traitement des formulaires de remboursement de frais et de temps sont primordiaux pour les grandes entreprises de services. Le chiffre d'affaires est directement affecté par la vitesse à laquelle ces informations peuvent être saisies dans les applications financières d'une entreprise pour générer des factures. Tout retard se répercute sur le résultat net. La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink convertit les informations faxées directement en données exploitables par l'application financière, et transfère les images et documents originaux dans un système d'archivage en vue des futures vérifications.

Caractéristiques

Votre entreprise dépense des fortunes pour re-saisir les données transmises par fax et e-mail ? Vous êtes confronté à des dépassements de devis et des délais prolongés lorsque le volume augmente ? Le service de capture et de gestion de documents d'EasyLink a été conçu spécialement pour aider les entreprises à faire face à ces problèmes.

La solution d'EasyLink réduit les coûts et les temps de cycle, tout en augmentant l'exactitude des messages essentiels pour votre activité. Elle présente notamment les avantages suivants :

• Transformer le traitement manuel en processus informatisé 100 % automatique (Straight Through Process – STP).
• Éliminer les frais, retards et erreurs liés à une nouvelle saisie des données.
• Améliorer le respect des réglementations en matière de confidentialité, de sécurité ou autre.

La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink combine un réseau de télécopie mondial, une technologie OCR/ICR avancée, des contrôles qualité humains et une gestion sophistiquée du flux de travail, dans le but d'éliminer tout traitement manuel et de rendre vos données directement exploitables par vos applications administratives.

Caractéristiques incluses :

• Exactitude garantie de 99,5 % au niveau des champs de vos documents et formulaires.
• Capacité à traiter des documents non structurés, dans de nombreux formats.
• Délai d'exécution rapide (souvent moins de 30, 60 ou 120 minutes).
• Capacités multilingues avec degré d'exactitude équivalent.
• Conversion de documents dans de nombreux formats, dont notamment ACORD XML, EDI, XML, CSV, fichier plat et iDoc.
• Intégration directe de nos processus aux vôtres à travers les Web Services, les listes clients intégrées et le traitement des exceptions en ligne.
• Création de rapports mensuels relatifs aux exceptions et aux vérifications.

Retour sur investissement

La solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink offre un excellent retour sur investissement : les frais liés à son acquisition sont souvent rentabilisés en à peine quelques mois. Suivant le processus, les types de documents et les volumes, ce service d'EasyLink permet de diminuer considérablement les temps de traitement et de réduire significativement le coût par formulaire.

Par exemple, EasyLink fait baisser le coût de traitement complet des formulaires de réclamation pour une compagnie d'assurance de 20 $ par formulaire à moins de 2 $, tout en améliorant le délai d'exécution de plus de 200 %.

Une autre entreprise réduit de plus de 50 % le coût de traitement de chaque commande, tout en améliorant le degré d'exactitude et en diminuant le temps du cycle.

Chaque entreprise est différente. Mais avoir un bon retour sur investissement est toujours important, quelle que soit la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité. EasyLink vous aidera à comprendre les mesures et les coûts essentiels qui caractérisent votre activité. Grâce à ces mesures, nous pourrons déterminer si notre solution de capture et de gestion de documents est capable de réaliser trois objectifs essentiels à votre réussite : la diminution des coûts, l'amélioration de l'exactitude et la réduction du temps de cycle. Pour nous aider à déterminer comment vous offrir un bon retour sur investissement, nous évaluons notamment les aspects suivants :

• Le coût total lié à la réception de chaque type de document, qu'il s'agisse d'un fax, d'un e-mail ou d'un formulaire papier.
• Le coût lié au traitement des différents documents et à la conversion des informations qu'ils contiennent en des données facilement exploitables par vos applications administratives. Cela inclut non seulement le temps passé par votre personnel pour re-saisir les données mais également les coûts essentiels associés à la gestion et à l'entretien d'une infrastructure pour la numérisation des documents papier et la réception des télécopies et courriers électroniques.
• L'impact des exceptions et des erreurs sur votre activité. Quels sont les coûts entraînés par la livraison du mauvais nombre d'articles pour une commande ? Quel est le coût pour votre entreprise si un formulaire de réclamation contient une erreur lors de son enregistrement ? Combien de temps votre équipe met-elle pour corriger les erreurs et les inexactitudes dans les données ?

Nous comparons ces coûts à la somme que nous pouvons vous faire économiser sur chaque formulaire, au pourcentage d'exactitude de vos processus internes que nous pouvons augmenter et à la rapidité supplémentaire que nous pouvons vous apporter pour livrer vos documents dans votre infrastructure administrative. Ces mesures vous aideront à mieux comprendre le retour sur investissement auquel vous pouvez vous attendre en adoptant la solution de capture et de gestion de documents d'EasyLink.